السيدة ابتسام صبحي القرم

سكرتيرة – مكتب رئيس الجامعة

president_office@zuj.edu.jo

 

المهام والمسؤوليات:

  • اعداد جدول المواعيد والاجتماعات الخاصة برئيس الجامعة الكترونياً وعرضه عليه ومتابعته بشكل دوري.
  • استقبال المكالمات الهاتفية ومعرفة المتصلين وتدوين الملاحظات اللازمة وأرقام هواتفهم للرجوع اليهم عند الحاجة وتنسيق المواعيد لهم مع الرئيس أو حسب ما يقتضيه الأمر.
  • إجراء المكالمات الهاتفية التي يحتاجها رئيس الجامعة.
  • استقبال الزوار والضيوف وعمل الترتيبات اللازمة لهم.
  • المحافظة على نظافة المظهر العام لمكتب رئيس الجامعة من حيث النظافة والترتيب والاشراف على عمال النظافة الذين يقومون بأعمال النظافة داخل مكتب الرئاسة.
  • إعداد وطباعة الكتب الرسمية والكتب الداخلية الصادره من مكتب رئيس الجامعة وحسب ما يتقتضيه الأمر، وحفظها بملفات الكترونية.
  • عمل فهرسة للملفات وحفظ الكتب والوثائق الواردة والصادرة لمكتب رئيس الجامعة بشكل يسهل الوصول اليها وتوضع في غرفة خاصة لنظام الملفات.
  • تصوير البريد الصادر والوارد لمكتب رئيس الجامعة وحفظها بشكل صحيح.
  • استلام بريد الرئيس الورقي من الديوان وترتيبه وإرفاق بعض المعلومات التي يجب ارفاقها مع بعض المراسلات اللازمة يجب متابعتها مع رئيس الجامعة وإبداء بعض الآراء فيها.
  • استلام الفاكسات الخاصة بمكتب رئيس الجامعة وعرضها عليه.
  • متابعة البريد الالكتروني بمكتب رئيس الجامعة وإرسال الردود المناسبه يومياً بالتنسيق مع الرئيس إن لزم الأمر.
  • عمل جدولة بريد رئيس الجامعة الوارد والصادر الكترونياً ومتابعته حسب شروحات الرئيس مع كافة الكليات والدوائر الادارية والمراكز.
  • متابعة أمور الصيانة الخاصة بمكتب رئيس الجامعة (الكهرباء والتدفئة والصيانة الداخلية) بالتنسيق مع دائرة الهندسة والصيانة والخدمات، وكذلك طلب القرطاسية الناقصة والأدوات المكتبية.
  • الإشراف على المعاملات الصادرة من مكتب رئيس الجامعة لديوان الجامعة ومتابعة توزيعها للجهات المعنية.
  • تسجيل البريد الصادر والوارد لمكتب رئيس الجامعة وتفريغ المعلومات في جدول الكتروني مخصص وحسب نظام ضمان الجودة وبشكل يومي.
  • طباعة الاتفاقيات التى تبرم مع الجهات الرسمية والجامعات الأردنية والعربية والاجنبية، وحفظها في ملفات خاصة الكترونيه وتوزيعها على المعنيين حسب الأصول.