مكتب الرئيس

المهام والمسؤوليات:

• إعداد جدول المواعيد والاجتماعات الخاصة برئيس الجامعة إلكترونياً وعرضه عليه ومتابعته بشكل دوري.

• استقبال المكالمات الهاتفية ومعرفة المتصلين وتدوين الملاحظات اللازمة وأرقام هواتفهم للرجوع إليهم عند الحاجة، وتنسيق المواعيد لهم مع الرئيس أو حسب ما يقتضيه الأمر.

• إجراء المكالمات الهاتفية التي يحتاجها رئيس الجامعة.

• استقبال الزوار والضيوف، وعمل الترتيبات اللازمة لهم.

• الاشراف على المظهر العام لمكتب رئيس الجامعة.

• إعداد وطباعة الكتب الرسمية والكتب الداخلية الصادره من مكتب رئيس الجامعة، حسب ما يتقتضيه الأمر، وحفظها بملفات إلكترونية.

• عمل فهرسة للملفات، وحفظ الكتب والوثائق الواردة والصادرة لمكتب رئيس الجامعة.

• تصوير البريد الصادر والوارد لمكتب رئيس الجامعة، وحفظها.

• استلام وتسليم بريد الرئيس الورقي.

• استلام الفاكسات الخاصة بمكتب رئيس الجامعة.

• متابعة البريد الإلكتروني بمكتب رئيس الجامعة.

• جدولة بريد رئيس الجامعة الصادر إلكترونياً ومتابعته، حسب شروحات الرئيس مع الكليات والدوائر الإدارية والمراكز.

• تسجيل البريد الصادر عن مكتب رئيس الجامعة، وتفريغ المعلومات في جدول إلكتروني مخصص، وحسب نظام ضمان الجودة.